À primeira vista e de maneira simples, o follow up no comércio exterior pode parecer apenas um monitoramento da carga.
Entretanto, é mais do que o acompanhamento, é fazer uma gestão bem elaborada e que resulte no aumento da eficiência e transparência da operação.
Afinal de contas, o tempo médio apenas para liberação de carga em importação é de 7 dias, imagine quando somamos a isso todas as etapas de um embarque internacional? Quando o cliente questiona o status da sua carga, passar a informação com prontidão transmite segurança, confiabilidade e melhora sua experiência.
Porque fazer um follow up dos embarques internacionais?
Há diversas maneiras de realizar o follow up no comércio exterior, por meio manual ou automatizado. No entanto, não basta apenas ter a informação de maneira rápida, é preciso conhecer as etapas de um embarque internacional.
A seguir, para entendermos na prática, abordaremos como exemplo as etapas de uma importação marítima.
Planejamento
A mais importante e a mais subestimada da operação de follow up. É nessa etapa que o profissional realiza as negociações, classifica a mercadoria e, a partir dessa informação, verifica a necessidade de licenças ou autorização de um órgão anuente.
Carga pronta
Parte-se, portanto, para a contratação do espaço no navio. Nesse momento é possível realizar o levantamento prévio do custo de importação e viabilidade do processo.
Booking
É a confirmação do espaço no navio, sendo que o documento precisa incluir diversas informações do embarque, inclusive a data prevista de chegada. Desse modo o importador pode se programar para recebimento da carga e instruir o exportador estrangeiro para emissões dos documentos de acordo com a legislação brasileira.
Licenças
Momento em que o importador faz a solicitação da Licença de Importação e solicitação de outras autorizações, caso necessário, como visto na primeira etapa.
Numerário e instrução de despacho
O importador entrega a documentação ao despachante, o qual emite um numerário com todos os impostos para pagamento. Esse é utilizado para quitar todas as taxas para a liberação da carga.
Presença de carga
É quando a carga chega no porto. O despachante faz o registro da operação e realiza o pagamento dos impostos.
Despacho de importação
Inicia-se o processo de nacionalização da carga, ou seja, ela passa pelo processo de parametrização. Aqui a carga é classificada em um canal, podendo ser: verde, amarelo, vermelho ou cinza. Cada um possui um nível de exigência de fiscalização. Quando é desembaraça, a carga é liberada.
Emissão de Nota Fiscal
Toda mercadoria que circula em território nacional precisa ser acompanhada pela respectiva nota fiscal. Com este documento o transporte é feito do recinto alfandegado para o depósito do importador. Finaliza-se, assim, a operação.
Para o que o follow up contribui?
Independentemente de qual etapa a carga se encontra, é essencial ter a informação com prontidão e de forma confiável, não apenas para o cliente, mas também para todos os intervenientes da operação.
Sabemos que cada operador realiza sua atividade em prol do mesmo objetivo: o sucesso da operação. Todos os intervenientes, portanto, buscam isso, e são eles o importador, exportador, agente de carga, despachante e diversos outros. Nesse sentido, o follow up contribui para a clareza das informações, impactando no relacionamento com o cliente, com os intervenientes, além de resultar em agilidade e eficiência que podem, consequentemente, reduzir custos.
Follow up automatizado x Follow up manual
Aventurar-se em operações de comércio exterior é inegavelmente complexo. Entretanto, com o advento da tecnologia, seja de forma privada ou em atualizações da própria Receita Federal, vemos crescer cada vez mais o número de empresas internacionalizadas.
O follow up manual ainda é uma realidade em muitas empresas, e há diversas variáveis que contribuem para o uso dessa modalidade de monitoramento. Isso acontece porque alguns embarques exigem um contato mais direto entre as partes envolvidas ou quando determinada empresa possui uma atividade com muitas particularidades, dificultando assim a padronização e, em última instância, a automação.
Por outro lado, o follow up automatizado vem se tornando cada vez mais popular, pois oferece gerenciamento e rastreamento mais eficientes. Isso pode ser mais vantajoso para empresas maiores que precisam realizar várias operações ao mesmo tempo.
O monitoramento automático agiliza o envio de documentos como Fatura Comercial, Conhecimento de Embarque e outros indispensáveis à operação de comércio exterior. Além disso, a depender da robustez do sistema, também permite a própria emissão deles.
No geral, tanto o follow up manual quanto o automatizado têm vantagens e desvantagens, e a escolha de qual abordagem usar depende muito do tamanho, recursos e objetivos do negócio.
O que não pode faltar no follow up de embarques internacionais?
O follow up no comércio exterior deve compor diversas informações sobre o embarque, entretanto é preciso definir quais etapas serão utilizadas no monitoramento. A identificação deve acontecer de forma rápida e precisa, e detalhar todas as fases pode tornar o controle extenso e dificultar o manuseio.
Exemplificando, os status podem ser: “aguardando prontidão da carga”, “aguardando booking”, “licença em andamento”, “despacho em andamento” etc.
O follow up é o ato de acompanhar o processo de comércio exterior como um todo e de forma a identificar qual a etapa em que se encontra a mercadoria, desde o momento em que sai da fábrica do exportador até a efetiva entrega ao importador. Dessa forma, é imprescindível que não faltem os dados da carga, prazo de entrega previsto e clareza nas informações durante o percurso.
Dados da carga
O controle precisa ser minimante padronizado, de modo que agilize a busca da informação. No entanto, muitas empresas utilizam uma referência interna do embarque, uma numeração ou codificação criada para identificação do processo.
E como se não bastasse, geralmente cada empresa interveniente (exportador, importador, transportadora e despachante) possui sua própria referência interna.
Seja como for, manual ou automático, o follow up deve compor informações para rápida identificação. Com esse intuito, além dessa numeração, são necessários os dados principais da carga, como origem, destino, dados do cliente e do produto.
Como resultado, em uma chamada telefônica com o cliente ou outros interveniente da operação, por exemplo, fica fácil saber que ambos estão falando do mesmo processo.
Lead time previsto
Lead time previsto é o conhecimento prévio do tempo de início e fim de um processo. Em outras palavras é a data que começa e termina o embarque.
Com o lead time previsto é possível saber se o embarque está caminhando conforme o esperado ou está atrasado.
Afinal, ele serve como base para um monitoramento mais preciso da operação e resulta no objetivo final do follow up, que é aumento da eficiência e transparência.
Clareza nas informações
Por fim, é preciso ter clareza nas informações e conhecer o processo. Empatia é a base para qualquer relacionamento, e seu cliente não tem a obrigação de entender os detalhes do processo de parametrização da Receita Federal, por exemplo.
Para qualquer operador de comércio exterior é fácil compreender que um processo que levaria 30 dias, pode facilmente atrasar por pequenos detalhes. Entretanto, esse tipo de situação pode ser encarada de forma negativa se não for bem explicada, afinal não é todo importador que conta com expertise nesse tema.
Práticas como mapeamento de fluxos e modelagem de processos são ótimas alternativas para ilustrar a dinâmica de um processo de comércio exterior.
Dentre os mais variados métodos aplicados no mercado, podemos citar a notação BPMN (Business Management Notation). Por ser uma ferramenta 100% visual, a compreensão dos fluxos é fácil. Quando o método é aplicado nas rotinas administrativas, proporciona a identificação de problemas e melhoria contínua dos processos de forma a garantir experiencias positivas para toda a equipe.
Follow up é com a Hai International
Com a Hai Internacional o importador ou exportador supera os desafios diários do comércio exterior. Temos uma equipe com expertise e mais de 25 anos no mercado. Fornecemos soluções tanto para a classificação fiscal na primeira etapa do embarque, como também no decorrer de toda a operação. Nossos serviços são singulares e aliados à tecnologia, o que potencializa os resultados de nossos clientes.
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