É fato que a Commercial Invoice é um documento fundamental para qualquer transação comercial internacional.
Afinal, ela atua como uma nota fiscal, assim como quando compramos uma mercadoria em território nacional e recebemos uma Danfe.
Devido à sua importância, elaboramos este artigo com o intuito de solidificar sua base de conhecimento sobre a Invoice no comércio exterior. Além disso, detalhando tudo o que este importante documento precisa possuir.
Se isto atiçou sua curiosidade, continue a leitura para saber sobre a importância da fatura comercial, momento em que deve recebê-la e quais os pontos que não podem faltar para a sua emissão.
Qual a importância da Invoice?
A principal função da Invoice é comprovar e oficializar a transação comercial ocorrida entre o comprador e o vendedor.
Ademais, ela detalha informações primordiais que possibilitam que a aduana e os intervenientes do comércio exterior saibam o que está sendo transacionado.
Fazer isso possibilita às partes envolvidas verificarem os procedimentos logísticos e aduaneiros necessários para que se efetive a entrega da mercadoria ao seu destino final.
Além disso, este documento também oferece às empresas o controle financeiro e contábil de suas operações. Assim, facilitando as conciliações bancárias e a gestão das obrigações financeiras da empresa e de seus parceiros.
Entretanto, isso não é tudo, já que pela Invoice é possível rastrear origem e destino das mercadorias e antever alguns riscos da operação.
Em suma, uma fatura comercial detalhada e dentro das normas da Receita Federal do Brasil (RFB) garante um embarque e desembaraço mais fluídos e eficientes.
Como e quando devo receber os documentos originais da minha importação?
Como e quando receber os documentos originais de uma importação pode ter uma resposta mais complexa do que aparenta.
Isso porque as formas e momentos de recebê-los variam de acordo com o modal de transporte escolhido.
Veja a seguir como funcionam os procedimentos e os prazos para cada tipo de transporte (modal):
- Rodoviário: neste tipo de transporte, os documentos originais geralmente acompanham a mercadoria e são entregues junto com ela.
- Aéreo: no modal aéreo, os documentos são enviados por correio internacional ou via Courier após a coleta da mercadoria, levando por volta de 3 a 7 dias para o trânsito dos documentos;
- Marítimo: normalmente, a entrega dos documentos neste modal varia de 30 a 60 dias, após o embarque da carga.
Nos embarques LCL, é comum que o exportador envie os documentos para o importador utilizando-se de serviços de correio internacional ou Courier (UPS, DHL, Fedex etc.).
Por outro lado, em embarques FCL os documentos originais são enviados junto ao conhecimento de embarque original.
No entanto, em ambos os tipos de embarque, os documentos chegam antes da carga chegar ao destino.
De qualquer forma, recomenda-se consultar um despachante ou agente transportador antes de iniciar qualquer operação. Dessa forma, é possível orientá-lo de acordo com as normas mais atualizadas.
O que não pode faltar em uma Commercial Invoice?
Dada a sua importância, a RFB, através do Art. 557 do Regulamento Aduaneiro, estipulou os itens obrigatórios que precisam constar na Invoice.
Este mecanismo foi criado para trazer mais segurança às operações internacionais nas quais o Brasil está envolvido e também respaldar o importador e exportador que precisam emitir este documento.
A seguir, trataremos de cada um dos pontos exigidos para a emissão da Invoice, mostrando a necessidade de cada um, e aumentando sua compreensão sobre o assunto.
Dados do importador e do exportador
Os dados do importador e exportador existem para manifestar a origem e destino de cada transação comercial internacional.
No entanto, a forma como se apresenta este dado na Invoice varia de acordo com o regime de importação, conforme mostraremos a seguir:
- Importação por Conta e Ordem: devem ser mencionados os dados do exportador, importador, ou seja, quem possui o RADAR para registrar a DI, e também do adquirente da mercadoria, ou seja, quem irá de fato receber a mercadoria;
- Importação por Encomenda: é preciso declarar os dados do exportador, da empresa importadora e os dados do encomendante da mercadoria, ou seja, todos os envolvidos precisam ser mencionados;
- Importação Direta: esta modalidade é a mais simples, bastando mencionar os dados do exportador e importador, já que não existem outros intervenientes na operação.
Para concluir, os dados do importador, exportador, adquirente e encomendante precisam conter, nome e endereço completos e também o código fiscal dessas empresas, por exemplo, CNPJ, TAX ID, entre outros.
Além disso, é preciso informar nome, cargo e contato dos responsáveis pela operação, tanto na origem e como no destino da mercadoria.
Destino final da carga
As Invoices precisam conter dois campos chamados ‘Bill to’ e ‘Ship to’.
Estes dois campos oferecem os dados do local onde a mercadoria precisa ser entregue e quem de fato irá pagar por ela.
Isso porque nem sempre essas partes serão as mesmas, o que ajuda a orientar a processo e evita erros de envio e cobrança.
Um exemplo disso são os casos de empresas com filial, ou nos casos em que os regimes de importação são diferentes da importação direta.
Neste ponto, a clareza nos detalhes e a conferência dos documentos são a chave para uma operação descomplicada.
Descrição e quantidade da mercadoria
A legislação pede que se faça a descrição na Invoice detalhada o suficiente para que se identifique a mercadoria, ou seja, não se podem utilizar jargões ou descrições genéricas.
Ademais, é preciso informar, cor, material, número de série, marcas, entre outros.
Quanto mais precisa for essa descrição, menos problemas o importador terá, pois a aduana conseguirá identificar o material sem a necessidade de inspeção ou outros mecanismos para elucidação de dúvidas, que geram atrasos ao importador.
Por fim, essas descrições precisam estar no idioma local, inglês ou espanhol para serem aceitas.
NCM ou HS Code
A NCM ou HS Code são informados na Invoice, pois desempenha um papel crucial no comércio internacional.
Sua função é informar o tratamento administrativo da mercadoria, as alíquotas dos impostos que irão incidir sobre a importação da mercadoria e também o grau de controle que determinada carga possui.
Além disso, através dela os governos conseguem criar estatísticas para reduzir ou aumentar barreiras de controle.
Ademais, elas padronizam a linguagem comercial ao permitir a identificação de um material em qualquer lugar do mundo, além de aumentar a segurança da cadeia logística.
Incoterm negociado
É preciso mencionar o Incoterm na Invoice para que as partes saibam seus deveres e obrigações, bem como definir local de coleta, preço por produtos e/ou eventuais serviços relacionados ao transporte e seguro da mercadoria.
O Incoterm determina local de coleta, momento de transferência de custos e riscos, quem contrata e paga frete e seguro e até como será a formação do valor da mercadoria.
Em suma, ele traz segurança sobre a transação e evita ruídos de comunicação no caso de sinistros, avarias, ou qualquer outra situação que fuja das expectativas das partes.
Dados para pagamento
É evidente que a empresa que vende quer receber a compensação financeira pela mercadoria enviada.
Neste sentido, informar os dados de pagamento é um fator crucial para o sucesso desta etapa.
O comprador precisa saber quem será o beneficiário do pagamento, os dados bancários e também os termos de pagamento.
O exportador precisa informar se quer pagamento antecipado, a prazo ou imediato, moeda em que deseja receber a compensação e também o valor a ser pago.
Apenas com estes dados é possível efetuar a transação financeira.
Além disso, ao informar estes dados na Invoice, a RFB também poderá verificar se existem fraudes sendo cometidas, e resguardar os interesses nacionais e também dos importadores.
Assinatura
Pode parecer desnecessária a apresentação da assinatura em uma Invoice, no entanto, este mecanismo afirma a autenticidade da transação e também valida o documento.
Ademais, ela também traz mais segurança e confiança entre as partes, garantindo um maior grau de segurança para a transação.
Atualmente é possível assinar a Invoice de duas formas:
- Manual: à caneta, com tinta azul de preferência, e mostrando de forma legível o nome do responsável pelo exportador;
- Digital: essa assinatura precisa mostrar alguma certificação de uma autoridade competente do país de origem, para assim garantir sua autenticidade.
Para concluir, ressaltamos que inconsistências podem ocasionar atrasos, multas e outras penalidades ao importador, de forma que é essencial consultar um despachante antes de seguir com qualquer operação.
Esta ação simples irá salvaguardar sua empresa e suas operações de intercorrências indesejadas.
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